ДЕКЛАРАЦІЯ

щодо незалежності

Орган з інспектування ТОВАРИСТВА З ОБМЕЖЕНОЮ

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «НЕЗАЛЕЖНА ЕКСПЕРТНА ОРГАНІЗАЦІЯ «СТАНДАРТ» засвідчує, що він є організацією, незалежною від розміру компанії клієнта або членства в якій-небудь асоціації або групи. При цьому інспектування не залежить від кількості раніше виданих документів. Не має необґрунтованих фінансових або інших умов. Орган з інспектування забезпечує незалежність керівництва і персоналу організацій, що залучаються до процесу інспектування на підставі угод або договорів, від будь-якого комерційного, фінансового або іншого тиску, який міг би вплинути на результати оцінювання.

1. Орган з інспектування незалежний від залучених сторін.

2. Орган з інспектування та його персонал не беруть участь у будь-якій діяльності, яка може поставити під сумнів незалежність їхніх оцінок та чесність стосовно діяльності з інспектування. Зокрема, вони не пов’язані з розроблянням, виготовлянням, постачанням, монтуванням, придбанням, володінням, користуванням або обслуговуванням об’єктів інспектування.

3. Орган з інспектування не є частиною юридичної особи, пов’язаної з проектуванням, виготовлянням, постачанням, монтуванням, придбанням, володінням, використанням чи обслуговуванням об’єктів інспектування.

4. Орган з інспектування не пов'язаний з окремою юридичною особою, яка займається проектуванням, виготовлянням, постачанням, монтуванням,придбанням, володінням, використанням та обслуговуванням об’єктів інспектування таким чином:

1) спільною власністю, крім випадків, коли власники не здатні впливати на результати інспектування.

2) призначенням осіб, які мають спільну власність, до правлінь або рівнозначних органів, крім випадків, коли вони виконують функції, що не мають впливу на результати інспектування.

3) безпосереднім підпорядкуванням одному і тому ж керівнику найвищої ланки, крім випадків, коли це не може вплинути на результати інспектування.

4) договірними зобов'язаннями або в інший спосіб, який може мати вплив на результати інспектування.

ДЕКЛАРАЦІЯ

щодо забезпечення конфіденційності

ПРОЦЕДУРА СИСТЕМИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Скарги та апеляції

ПСМ-7.5/01

1 Призначення та сфера застосування

1.1 Дана процедура встановлює порядок розгляду скарг та апеляцій.

1.2 Дія даної процедури є обов’язковою для керівництва та співробітників ОІ.

2 Скорочення

Скорочення, що використовуються у процедурі:

ОІ орган з інспектування

КОІ керівник ОІ

НД нормативний документ

ПК представник керівництва

CМ система менеджменту

Інсп. інспектори, які виконують інспектування

ФСМ форма СМ

3 Відповідальність та повноваження

Відповідальність за дотримання вимог цієї Процедури у цілому по ОІ несе КОІ та ПК, а саме за:

• призначення (резолюцією) та направлення (за необхідності)

відповідального фахівця до зацікавленої сторони для вирішення питань щодо скарги;

• організацію своєчасного розгляду скарг;
• організацію розробки коригувальних дій за виявленими невідповідностями.

Керівник з якості несе відповідальність за:

• реєстрацію скарг;
• контроль виконання коригувальних дій по усуненню невідповідностей.

Призначені керівником ОІ відповідальні фахівці несуть відповідальність за:

• аналіз причин скарг;
• своєчасний розгляд скарг;
• своєчасну підготовку відповіді зацікавленій стороні;
• розробку та виконання коригувальних дій.

Повноваження персоналу визначені у цієї Процедурі та відображені у посадових інструкціях. До розгляду скарги/апеляції не залучаються особи (виконавці інспектування), дії яких оскаржуються.

4 Опис процесу

4.1 Скарга на невідповідність якості надання послуг з інспектування

приймається лише у разі, якщо вона викладена офіційно і в письмовій формі.

4.2 Скарги, що надходять в ОІ реєструються в «Журналі реєстрації скарг»

ФСМ-7.5/01.

4.3 Процес опрацювання скарг та апеляцій охоплює такі елементи і методи:

1) опис процесу отримання, схвалення, розслідування скарги або апеляції і прийняття рішення щодо дій, які мають бути виконані у відповідь на них;

2) відстежування та реєстрація скарг і апеляцій, зокрема заходів, ужитих для їх вирішення;

3) забезпечування того, щоб були виконані належні дії.

4.4 Опис процесу опрацювання скарг та апеляцій доступний для всіх

зацікавлених сторін (на їх запит).

4.5. При отриманні скарги, орган з інспектування упевнюється, чи стосується

вона діяльності щодо інспектування, за яку він несе відповідальність, і, якщо так, то опрацювати її.

4.6. Орган з інспектування несе відповідальність за всі рішення на всіх рівнях

процесу опрацювання скарг та апеляцій.

4.7. Розслідування та рішення за апеляціями не повинні спричиняти будь-які дискримінаційні дії.

4.8. Орган з інспектування, який отримав скаргу чи апеляцію, несе

відповідальність за збирання та перевіряння всієї необхідної інформації, щоб підтвердити скаргу чи апеляцію.

4.9. За можливості, орган з інспектування підтверджує отримання скарги чи апеляції і звітувати скаржнику або апелянту про поточний стан їх

розглядання та результати.

4.10. Рішення, яке буде надано скаржнику чи апелянту, приймає або

переглядає та ухвалюває особа(-и), яка(-і) не брала(-и) участі в інспекційній діяльності, яка розглядається.

Керівник ОІ проставляє свою резолюцію на отриманій скарзі, в якій

обов’язково зазначає відповідального(них) фахівця(ів) залученого до

розгляду скарги для визначення невідповідності.

Відповідальний виконавець готує повідомлення заявнику про отримання

апеляції (Додаток А), в якому звітується про поточний стан розглядання

отриманої скарги. Повідомлення заявнику відправляється листом або

електронною поштою.

При розгляді та прийнятті рішення щодо скарги відповідальний

(відповідальні) за її розгляд виконавець дотримується (-ються) принципів

неупередженості та незалежності, а також не повинна (повинні) призводити до дискримінаційних дій.Відповідальні за розгляд скарги знайомляться з матеріалами скарги, перевіряють факти, за необхідністю збираю додаткові матеріали з питань, яки порушуються у скарзі, вислуховує думки та пояснення сторін. Скарги розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження.

Якщо впродовж місяця вирішити питання, викладені у скарзі, неможливо, директор або керівник ОІ визначають необхідний термін для його вирішення, про що повідомляється заявник. При цьому загальний термін вирішення питань у скарзі не може перевищувати 45 днів. Для перегляду та ухвалення рішення щодо скарги створюється комісія з її розгляду, до складу якої залучаються посадові особи та фахівці з необхідною кваліфікацією, які не брали безпосередньої участі у виконанні коригувальних дій щодо отриманої скарги. Якщо спільного рішення у вирішенні скарги немає, тоді Керівник ОІ скликає оперативне засідання для розгляду скарги для визначення причини її виникнення, прийняття одного спільного рішення та призначення коригувальних дій.

До складу оперативного засідання можуть залучатися директор, керівник ОІ, керівник з якості, визначені резолюцією посадові особи. Члени оперативного засідання аналізують отриману апеляцію і приймають рішення про призначення коригувальних дій та відповідального виконавця коригувальних дій. Оперативне засідання протоколюється.

4.11 Якщо в результаті аналізу скарги не виявлено невідповідну роботу з боку ОІ, то на вимогу Замовника оформляється договір на проведення арбітражного інспектування.

4.12 При виявленні невідповідної роботи в результаті аналізу скарги розпорядженням керівника ОІ призупиняється проведення даного виду інспектування, якщо вони не закінчені на момент перевірки скарги.

4.13 Орган з інспектування повинен надати офіційне повідомлення скаржнику чи апелянту щодо закінчення процесу розгляду скарги або апеляції впродовж трьох робочих днів від дати ухвалення рішення за скаргою (Додаток Б), яка має містити посилання на нормативно-правову документацію. Письмова відповідь відправляється заявнику листом або електронною поштою.

4.14 Розроблення, впровадження та оцінювання ефективності коригувальних дій відбувається згідно з процедурою ПСМ-8.7/01.

4.15 Після усунення причин виникнення невідповідної роботи з інспектування поновлюються.

4.16 Результати розгляду скарг заносяться до «Журналу реєстрації скарг» ФСМ-7.5/01.

5 Перелік документів СМ, що використовуються:

ФСМ-7.5/01 Журнал реєстрації скарг

ПСМ-8.7/01 Коригувальні дії